Por: Miguel Ramirez Pineda.
ELEMENTOS
CLAVES DE LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES
El concepto de
Organización Virtual está estrechamente relacionado con otros cuatro conceptos:
groupware, equipos virtuales, teletrabajo y oficina virtual. A continuación
exploraremos cada uno de ellos.
GROUPWARE se utiliza para englobar la
tecnología electrónica, tecnología de información y procesos de grupos que
soportan a las organizaciones y equipos (O´hara Devereaux and Johansen, 1994,
p.78).
Se pueden
subdividir en tres rubros: cara a cara, convencionales y basados en Internet.
Aunque la comunicación cara a cara no sea a través de un medio electrónico, los
expertos citan que es la manera más eficiente de establecer relaciones
personales las cuales son esenciales para el trabajo de equipos virtuales.
Según los
expertos la comunicación cara a cara da la oportunidad de comprender las
motivaciones y estilos de comunicación del individuo haciendo más fácil
posteriormente la comunicación electrónica. Por lo tanto se le considera parte
del groupware. Los medios convencionales de groupware son el fax, el teléfono o
la carta. Los expertos resaltan el uso del teléfono como un medio para
facilitar las relaciones personales. Usualmente las llamadas telefónicas se
utilizan cuando se forman los equipos para conocer a los demás participantes o
“romper el hielo”. Algunas personas argumentan que el alto costo de las
llamadas, hacen del teléfono un medio de comunicación obsoleto. Sin embargo la
experiencia señala que el alto costo inicial de establecer relaciones personales
evita malos entendidos posteriormente que pueden ser mucho más caros.
El groupware
basado en Internet es: el correo electrónico, el mensaje instantáneo o chat,
los grupos de discusión, portales de Internet y la tele conferencia. Los
estudios han demostrado que el correo electrónico es el canal de comunicación
virtual más usado. En algunos casos debido a limitaciones financieras es el único
medio disponible. Sus ventajas incluyen la velocidad, bajo costo, accesibilidad
y la facilidad te mandar archivos attachments. Para asegurar una buena
comunicación a través del email es necesario establecer un protocolo de
comunicación. Este protocolo debe establecer reglas claras como tiempo de
respuesta, un título por email, un mensaje por email, una idea por email, El
software de mensajes instantáneos facilita la comunicación informal y la
creación de relaciones más estrechas. Anteriormente las video conferencias
estaban limitadas debido a su alto costo. El Internet a hecho posible que más
personas puedan acceder a este servicio a un menor costo.
LOS EQUIPOS VIRTUALES son
un fenómeno relativamente nuevo. Usualmente se definen como equipos de trabajo
temporales, con diversidad cultural, dispersos geográficamente que se comunican
electrónicamente (Jarvenpaa and Leidner 1999).
LOS EQUIPOS VIRTUALES se
pueden comunicar sincrónicamente o asincrónicamente por medio de tecnologías
como el email, grupos de discusión, conferencias de audio/video/data, votación
electrónica y trabajo colaborativo. Algunos de los beneficios de los equipos
virtuales es que facilitan el compartir información y conocimientos sin el
costo de tener que viajar.
El TELETRABAJO
es la actividad profesional desarrollada por personas - teletrabajadores,
que no están presentes
físicamente en la empresa
para la que trabajan. Esto exige además
de una calificación profesional, un dominio nuevas tecnologías (computadoras,
módem, fax, teléfono, Internet y todo el software que apoya el funcionamiento
de estos) ya que éstas serán sus herramientas de trabajo. Las
ventajas del teletrabajo son. Autonomía, ser uno
"su propio jefe",
los teletrabajadores desempeñarán sus funciones sin moverse de casa disponiendo
y organizando su tiempo, con lo que podrán realizarse en otros campos (familiar, aficiones, relaciones). También es posible el desarrollo de la
actividad profesional en otros lugares, no necesariamente el hogar. Las
empresas consideran que este sistema conlleva un ahorro de costes y espacio. Ahorro de tiempo y dinero en desplazamientos. Menor contaminación ambiental.
LA
OFICINA VIRTUAL es
esencialmente el “OUTSOURCING” de los servicios de secretariales.
Esto incluye usualmente recepción de mensajes, contestar el teléfono, preparar
correo pero también puede incluir otros servicios como llevar los libros contables,
coordinar la agenda, preparar itinerarios y reservaciones de viaje.
Todos estos servicios pueden ser
mercadeados bajo infinidad de nombres, últimamente los nombres teletrabajo y
asistentes virtuales parecen ser los más de moda. La ventaja de estos servicios
es el ahorro en costos fijos. Se estima que en los Estados Unidos de Norte
América se obtienen ahorros por cada trabajador que trabaja desde su casa de
US$ 5,000 anuales solo por concepto de rentas y los aumentos en productividad y
disminución de ausentismo logran ahorros por otros US$ 10,000 anuales por
trabajador. Aquí también es importante destacar el concepto del SOHO
(Small Office Home Office), que es la estructura de manejar negocios desde la
casa.
CASOS
PRÁCTICOS DE ORGANIZACIONES VIRTUALES
NIVELES
DE CONTROL Y ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN VIRTUAL
CONTROL
DE UNA ORGANIZACIÓN VIRTUAL
No hay comentarios:
Publicar un comentario