domingo, 21 de julio de 2013

ORGANIZACIONES VIRTUALES – III Parte (continuación).


Por: Miguel Ramirez Pineda.

ELEMENTOS CLAVES DE LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES

El concepto de Organización Virtual está estrechamente relacionado con otros cuatro conceptos: groupware, equipos virtuales, teletrabajo y oficina virtual. A continuación exploraremos cada uno de ellos.

GROUPWARE se utiliza para englobar la tecnología electrónica, tecnología de información y procesos de grupos que soportan a las organizaciones y equipos (O´hara Devereaux and Johansen, 1994, p.78).

Se pueden subdividir en tres rubros: cara a cara, convencionales y basados en Internet. Aunque la comunicación cara a cara no sea a través de un medio electrónico, los expertos citan que es la manera más eficiente de establecer relaciones personales las cuales son esenciales para el trabajo de equipos virtuales. 

Según los expertos la comunicación cara a cara da la oportunidad de comprender las motivaciones y estilos de comunicación del individuo haciendo más fácil posteriormente la comunicación electrónica. Por lo tanto se le considera parte del groupware. Los medios convencionales de groupware son el fax, el teléfono o la carta. Los expertos resaltan el uso del teléfono como un medio para facilitar las relaciones personales. Usualmente las llamadas telefónicas se utilizan cuando se forman los equipos para conocer a los demás participantes o “romper el hielo”. Algunas personas argumentan que el alto costo de las llamadas, hacen del teléfono un medio de comunicación obsoleto. Sin embargo la experiencia señala que el alto costo inicial de establecer relaciones personales evita malos entendidos posteriormente que pueden ser mucho más caros.

El groupware basado en Internet es: el correo electrónico, el mensaje instantáneo o chat, los grupos de discusión, portales de Internet y la tele conferencia. Los estudios han demostrado que el correo electrónico es el canal de comunicación virtual más usado. En algunos casos debido a limitaciones financieras es el único medio disponible. Sus ventajas incluyen la velocidad, bajo costo, accesibilidad y la facilidad te mandar archivos attachments. Para asegurar una buena comunicación a través del email es necesario establecer un protocolo de comunicación. Este protocolo debe establecer reglas claras como tiempo de respuesta, un título por email, un mensaje por email, una idea por email, El software de mensajes instantáneos facilita la comunicación informal y la creación de relaciones más estrechas. Anteriormente las video conferencias estaban limitadas debido a su alto costo. El Internet a hecho posible que más personas puedan acceder a este servicio a un menor costo.

LOS EQUIPOS VIRTUALES son un fenómeno relativamente nuevo. Usualmente se definen como equipos de trabajo temporales, con diversidad cultural, dispersos geográficamente que se comunican electrónicamente (Jarvenpaa and Leidner 1999).

LOS EQUIPOS VIRTUALES se pueden comunicar sincrónicamente o asincrónicamente por medio de tecnologías como el email, grupos de discusión, conferencias de audio/video/data, votación electrónica y trabajo colaborativo. Algunos de los beneficios de los equipos virtuales es que facilitan el compartir información y conocimientos sin el costo de tener que viajar.

El TELETRABAJO es la actividad profesional desarrollada por personas - teletrabajadores, que no están presentes físicamente en la empresa para la que trabajan.  Esto exige además de una calificación profesional, un dominio nuevas tecnologías (computadoras, módem, fax, teléfono, Internet y todo el software que apoya el funcionamiento de estos) ya que éstas serán sus herramientas de trabajo. Las ventajas del teletrabajo son. Autonomía, ser uno "su propio jefe",  los teletrabajadores desempeñarán sus funciones sin moverse de casa disponiendo y organizando su tiempo, con lo que podrán realizarse en otros campos (familiar, aficiones, relaciones).  También es posible el desarrollo de la actividad profesional en otros lugares, no necesariamente el hogar. Las empresas consideran que este sistema conlleva un ahorro de costes y espacio. Ahorro de tiempo y dinero en desplazamientos. Menor contaminación ambiental.
           
LA OFICINA VIRTUAL es esencialmente el “OUTSOURCING” de los servicios de secretariales. Esto incluye usualmente recepción de mensajes, contestar el teléfono, preparar correo pero también puede incluir otros servicios como llevar los libros contables, coordinar la agenda, preparar itinerarios y reservaciones de viaje.

Todos estos servicios pueden ser mercadeados bajo infinidad de nombres, últimamente los nombres teletrabajo y asistentes virtuales parecen ser los más de moda. La ventaja de estos servicios es el ahorro en costos fijos. Se estima que en los Estados Unidos de Norte América se obtienen ahorros por cada trabajador que trabaja desde su casa de US$ 5,000 anuales solo por concepto de rentas y los aumentos en productividad y disminución de ausentismo logran ahorros por otros US$ 10,000 anuales por trabajador. Aquí también es importante destacar el concepto del SOHO (Small Office Home Office), que es la estructura de manejar negocios desde la casa.

 CASOS PRÁCTICOS DE ORGANIZACIONES VIRTUALES




NIVELES DE CONTROL Y ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN VIRTUAL


CONTROL DE UNA ORGANIZACIÓN VIRTUAL




viernes, 19 de julio de 2013

ORGANIZACIONES VIRTUALES – II Parte (continuación)

Por: Miguel Ramírez Pineda.

MODELO DE LA INDUSTRIA DEL CINE EN HOLLYWOOD

AÑOS
ALCANCE
ACTUALIDAD
1,920 – 1.940
MGM Y COLUMBIA DOMINABAN TODO EL NEGOCIO

CONTROL TOTAL DE ACTORES, DIRECTORES, ESCRITORES, PUBLICISTAS Y PERSONAL AFÍN
MODELO INAPLICABLE
1,950 – 1,990
CAMBIO TOTAL DE LA INDUSTRIA

CAMBIO ESTRUCTURAL A LOS INDIVIDUOS

INICIOS DE LOS FREELANCER
1,991 – ACTUALIDAD
DESARROLLO DE PROYECTOS INDEPENDIENTES

CONTRATAN, FINANCIAN Y FORMAN EQUIPOS FREELANCER

SE DESARROLLAN POR PROYECTOS ESPECÍFICOS, DESAPARIENCIENDO UNA VEZ ACABE EL CONTRATO (JOINT VENTURE).


El entorno competitivo esta forzando a que cada día más empresas dejen atrás el viejo paradigma de tratar de dominar todas las disciplinas necesarias para producir y mercadear bienes y servicios En su lugar están contratando agentes externos que pueden realizar estas tareas de una manera mejor. Administrar esta intrincada red de socios, contratistas y “FREELANCERS” se esta volviendo tan importante como administrar las operaciones internas.

Los modelos tradicionales de negocios que se apoyaban en activos fijos, capital financiero y economías de escala es vulnerable a organizaciones más pequeñas que utilizan nuevas tecnologías de coordinación para ser mas ágiles, reducir costos y ser expertos en sus “CORE COMPETENCES”. Los elementos de la posición en el mercado, los canales de distribución, y la envergadura de la propia estructura del canal y de la segmentación a donde uno apunte, tendrá muchísimo que ver en esta estructura. Un importante aporte en la estructura de las organizaciones competitivas lo tenemos al gran investigador y estratega MICHAEL PORTER.



También MICHAEL PORTER, pudo diseñar de una manera muy organizada el aspecto vinculado a las estrategias integrales que se detallan a continuación:


VENTAJA COMPETITIVA DE PORTER
VENTAJA DIFERENCIAL
PRECIO BAJO
CARÁCTER
ÚNICO
OBJETIVO ESTRATEGICO
TODO EL MERCADO
ESTRATEGIA DE LIDERAZGO EN COSTOS
ESTRATEGIA DE DIFERENCIACIÓN
UN
SEGMENTO
ESTRATEGIA DE ENFOQUE


Gran parte del cambio de las estructuras dependen muchísimo de este enfoque comercial, ya que si se tienen organizaciones muy bien organizadas desde el punto de venta comercial, se podrán también direccionar aspectos muy importantes en la estructura integral de un negocio. Ser competitivo no mide envergadura, sino presencia y sobretodo capacidad de respuesta inmediata.

A este nuevo modelo de negocio, se le denomina altamente competitivo  Recordemos que el término Virtual se define como algo que no existe en la realidad. Así que una definición típica de organización virtual es “una red temporal de agentes independientes enlazados por tecnología para compartir conocimientos, costos y acceso a los mercados”.


CARACTERÍSTICAS DE UNA ORGANIZACIÓN VIRTUAL

  1. Los individuos tienen una visión o meta compartida y un protocolo para la colaboración.
  2. Agrupan actividades de acuerdo a sus “CORE COMPETENCES”.
  3. Trabajan juntos en equipos con el fin de aportar su mejor rendimiento técnico y profesional  a la cadena de valor.
  4. Procesan y distribuyen la información en tiempo real a través de toda la red. Lo que les permite tomar decisiones y coordinar acciones de manera rápida.
  5. Se agregan miembros a la red, según sean necesarias nuevas COMPETENCIAS.


OBJETIVOS DE UNA ORGANIZACIÓN VIRTUAL

Para alcanzar los objetivos, es imprescindible contar con los siguientes detalles concretos:
  1. Es importante tener la EXPERIENCIA de haber armado un buen equipo en la propia empresa. En la era de la tecnología es VITAL dedicar cada vez más tiempo y energía a la gente.
  2. Es necesario garantizar una BUENA COMUNICACIÓN. Una buena comunicación existe cuando todos comparten los mismos códigos y están seguros que los significados son los mismos para todos.
  3. Es necesario ESTAR con el equipo virtual todos los días, hay que evitar que sus miembros se aíslen. Se debe estimular a que se comuniquen entre sí, aunque no haya una necesidad imperiosa para hacerlo. La familiaridad alimenta la confianza.
  4. Los trabajadores virtuales necesitan COMPRENDER cómo encajan las partes en el todo.


BENEFICIOS DE LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES

  1. Los principales beneficiados de esta nueva tendencia son los individuos y organizaciones que se enfoquen en ser sobresalientes en sus áreas de conocimiento o “CORE COMPETENCE” que finalmente termina en la mayor ventaja competitiva que genera la principal prioridad de concentración de un negocio, llamado también   CORE BUSINESS.  Las organizaciones o individuos que no se pueden distinguir o posean habilidades sobresalientes serán los mayores perjudicados.
  2. Estas nuevas tendencias impulsará a las empresas a buscar nichos de mercado (siguiendo muy acertadamente el enfoque de MICHAEL PORTER DE LA VENTAJA COMPETITIVA),  donde puedan sobresalir, concentraran su esfuerzos en explotar sus mejores habilidades y se especializaran en algunas de las actividades del proceso productivo.
  3. Las empresas que mayores beneficios económicos obtendrán serán aquellas que puedan crear marcas, también conocido como el desarrollo del BRANDING, INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO (I&D), Y DESARROLLO DE CANALES DE DISTRIBUCIÓN EN DESTINO INCLUYENDO EL FORTALECIMIENTO DE LA COMPETITIVIDAD.
  4. Las demás actividades como manufactura, control de calidad y  distribución física será delegada a agentes externos. Como ejemplo de lo anterior tenemos a la unidad de negocio de pantallas para PC de la empresa Nokia. Myyar Moragjhi logro desarrollar esta nueva unidad de negocio contra fuerte competencia de empresas de USA. En 1992 Moragihi invirtió los US$ 100,000 con los que contaba en mercadeo y folletos de información.


DESARROLLO Y ALCANCE DE LA EMPRESA NOKIA MYYAR MORAGIHI

AREAS DE CONTROL
AREAS TERCERIZADAS
IMPACTO
BRANDING
NO
FACTURACIÓN A  US$ 160 MILLONES ANUALES
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO (I&D)
NO
AREA CLAVE DE INNOVACIÓN
CANALES DE COMERCIALIZACIÓN
NO
POSICIONAMIENTO CON EL 10% DEL MERCADO
FINANZAS
NO
REINVERSIÓN A1
MANUFACTURA
SI
COSTOS MÁS REDUCIDOS
CONTROL DE CALIDAD
SI
SUPERVISIÓN INTEGRAL PROCESOS AL 100%
DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA
SI
JUST IN TIME
ATENCIÓN AL CONSUMIDOR
SI
EN TIEMPO REAL
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
SI
EN TIEMPO REAL

Antiguamente, el proceso de ser una empresa ú organización multinacional consistía en establecer oficinas con personal de la empresa en distintos países. Esto usualmente requería trabajo legal, supervisión financiera y movilización de personal.

Si bien es cierto que ahora más que nunca los controles de los mercados tienen que hacerse en DESTINO y no en ORIGEN, porque competir en los mercados nos vuelve más protagónicos que nunca en el mundo global, también se pueden hacer contactos globales y ser multinacional en pocas semanas. Las tecnologías emergentes de comercio electrónico están democratizando las oportunidades de negocio. Tanto individuos y pequeñas organizaciones pueden operar internacionalmente por medio de una computadora personal desde su propia casa.

Los elementos de una ORGANIZACIÓN GENERAL Y VIRTUAL, en la práctica marcan las pautas de la realidad del mundo del siglo XXI. Sobre esta base, es importante clarificar que la mejor forma de realizar un buen análisis para optar por el formato de una ORGANIZACIÓN VIRTUAL, es a través de un cuadro comparativo.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN GENERAL Y VIRTUAL
PARAMETROS
DE GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
GENERAL
ORGANIZACIÓN
VIRTUAL
TIPO DE ORGANIZACIÓN
GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN CONDICIONADA
OUTSOURCING
TIPO DE ORGANIZACIÓN
TAMAÑO ORDENADO DE LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS
TAMAÑO REDUCIDO
TIPO DE ORGANIZACIÓN
GRADO DE DIVISIÓN DEL TRABAJO
ALTA ESPECIALIZACIÓN
TIPO DE ORGANIZACIÓN
NIVEL DE COORDINACIÓN
COORDINACIÓN VIRTUAL
TIPO DE ORGANIZACIÓN
INFORMACIÓN DISPONIBLE
INTERACCIÓN EN TIEMPO REAL
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
ELABORACIÓN DE PLANES

PLANES  ARTICULADOS
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
CONTENIDO DE LOS PLANES
ÁGILES Y PROGRAMADOS
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
EN TIEMPO REAL
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
MÁRGENES O CONCENTRACIÓN DEL CONTROL
CONTROL EN AREAS CLAVES O CORE BUSINESS
PROCEDIMIENTO Y CONTROL
NIVELES DE CONTROL
JERARQUÍA RELATIVA
PROCEDIMIENTO Y CONTROL
DETALLES DEL CONTROL
PLANIFICADO
PROCEDIMIENTO Y CONTROL
NIVELES DE PARTICIPACIÓN
INTEGRAL
CAPACIDAD DE REACCIÓN
DESEMPEÑO
INMEDIATA
CAPACIDAD DE REACCIÓN
MOTIVACIONES
POR RESULTADOS
CAPACIDAD DE REACCIÓN
AUTONOMÍA DE LAS UNIDADES OPERACIONALES
OUTSOURCING

Consideramos  importante destacar también que actualmente la estructura del siglo XXI, descansa sobre el escenario práctico y concreto de la agilidad y sobretodo de la gran posibilidad de trabajar formatos basados en aprovechar el tiempo al máximo, y por ende en tener la capacidad de respuesta inmediata. Uno de los detalles que siempre se objetan a las organizaciones tradicionales, es que si bien es cierto tienen aportes importantes desde su concepción científica, es que son extremadamente rígidas y dependientes de personas que entiendan más el lenguaje de la satisfacción del consumidor, y sobretodo que vayan más allá de las propias expectativas de un consumidor, antes que pensar en la satisfacción propia de la empresa.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MODELOS EMPRESARIALES

MODELO
VENTAJAS
INCONVENIENTES
LINEAL
SUPERVISIÓN DIRECTA Y CONTROL DE LA GERENCIA GENERAL
INTROMISIÓN EN LOS NIVELES SUPERIORES AL TRABAJO DE LOS DEMÀS

FUNCIONAL
FAVORECE LA ADAPTACIÓN Y CONTROLA LA DIRECCIÓN GENERAL
EL EXCESO DE LA ESPECIALIZACION LIMTA EL PUNTO DE VISTA

DIVISIONAL
COORDINA EN TIEMPO REAL
REQUIERE MÁS PERSONAS CON CAPACIDAD PARA DIRIGIR.

MATRICIAL
COORDINA EN TIEMPO REAL
GENERA LUCHAS DE PODER POR TENER VARIOS JEFES

COLEGIAL
COORDINA EN TIEMPO REAL
RETRASA TOMA DE DECISIONES Y DESMOTIVA
VIRTUAL
COORDINA EN TIEMPO REAL
VOLÁTIL Y TEMPORAL

MODALIDADES COMERCIALES DE ORGANIZACIONES VIRTUALES

Viendo el enfoque netamente comercial de las ORGANIZACIONES VIRTUALES, se presentan aspectos importantes a tomarlos muy en cuenta. Lo más rescatable que se puede analizar, es que muy al margen de tener presencia física, se tiene también detalles concretos que se trabajan en la RED SOCIAL, asumiendo que el éxito de una empresa físico debe de ser traducido al mundo virtual. Muchos cuestionan esta forma de trabajar técnicamente, pero consideramos muy importante este aporte, porque las experiencias mundiales, han demostrado que para tener éxito en lo virtual, primero requieres tener éxito en lo físico. Los defensores de modelos virtuales siempre se basan en los supuestos que todo de por si lo hace el mundo virtual, pero por ejemplo podemos ver que los productos que se venden gozan de muchísima credibilidad y posicionamiento en el mundo físico.


Por el lado de las organizaciones virtuales netamente, requerimos precisar, que también tienen éxito, pero bajo la premisa de tener productos altamente conocidos en el mundo físico, y sobretodo que se requiere clarificar sobretodo los aspectos basados en garantías.

Viendo el éxito de empresas que viven del E-COMMERCE en países altamente seguros como U.S.A., FRANCIA, JAPÓN, CANADÁ entre otros, podemos ver que una de las grandes fortalezas de ORGANIZACIONES VIRTUALES, son los acuerdos preestablecidos con empresas de reconocido prestigio, los cuales brindan la gran posibilidad de disipar en la práctica las suspicacias propias de empresas que no tienen mucha o muy poca credibilidad en el mundo físico.




TIPOS DE RELACIONES EXTERNAS Y COORDINACIÓN ENTRE LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES

RELACIONES
COORDINACIÓN
DEPENDENCIA
MERCADO
NINGUNA
CERO
CONTROL
OCASIONAL
MÍNIMA
TERCERIZACIÓN / ALIANZA
SUSTANCIAL
MODERADA
PARTICIPACIÓN
FUNDAMENTAL
ALTA
PROPIEDAD
FUNDAMENTAL
MUY ALTA